Gérer le stock d'une officine : seuils, péremptions et traçabilité

Une officine cumule deux contraintes rares : l'assortiment est très large (souvent plus de 2 000 références) et une partie du stock périme. La gestion y est donc plus exigeante que dans un commerce classique, et les marges de manœuvre plus étroites.

Les seuils critiques, produit par produit

Un seuil global n'a aucun sens en officine : un antalgique de grande consommation et un médicament spécialisé n'ont ni la même rotation ni le même délai d'approvisionnement. Définissez un seuil par référence, basé sur la consommation moyenne hebdomadaire et le délai réel de votre grossiste. Les produits de première nécessité méritent un seuil de sécurité plus élevé, car une rupture y est immédiatement visible par le patient.

Le suivi des péremptions, en trois zones

La règle du premier entré, premier sorti ne fonctionne que si elle est mécanique. À chaque réception, placez les nouvelles unités derrière les anciennes, et enregistrez la date de péremption dans le logiciel pour que l'alerte se déclenche automatiquement plutôt que de dépendre d'une vérification manuelle oubliée.

Traçabilité des ventes par caissier

Chaque vente doit être rattachée à un compte d'utilisateur. Cette exigence n'est pas une question de surveillance mais de responsabilité : en cas d'écart de caisse, d'erreur de délivrance ou de litige client, vous devez pouvoir reconstituer précisément qui a encaissé quoi et quand. CRAFEON gère les comptes vendeurs avec rôles et permissions différenciés, et conserve l'historique complet des ventes par agent.

Le rituel hebdomadaire de l'officine

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   Lundi — Alertes de seuil

   Passez en revue les références sous seuil et préparez la commande grossiste depuis la liste d'alertes.

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   Mardi — Péremptions

   Consultez les échéances proches, repositionnez les produits concernés, planifiez les retours éventuels.

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   Mercredi — Écarts d'inventaire

   Comptez une famille à forte rotation, comparez au stock théorique, expliquez les écarts.

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   Jeudi — Ventes et marges

   Analysez le top produits et les familles dont la marge baisse, pour ajuster les prix si nécessaire.

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   Vendredi — Clôture de caisse

   Rapprochez espèces, Mobile Money et ventes enregistrées pour chaque caissier.

La commande fournisseur anticipée

Une commande préparée depuis la liste d'alertes prend quelques minutes et élimine les oublis. Le bon réflexe consiste à commander dès que le seuil est atteint, pas quand le produit manque. Pour les références à rotation rapide, prévoyez une commande cadencée — par exemple deux fois par semaine — plutôt qu'une commande réactive en urgence, toujours plus coûteuse en temps et en transport.

Trois contrôles à instaurer immédiatement

• Aucune vente sans passage en caisse, même en cas d'affluence.
• Aucune sortie de produit non vendue sans enregistrement (casse, péremption, échantillon).
• Une vérification mensuelle de la valorisation du stock, en FCFA.